Integritetspolicy
Antagen av styrelsen 7:e november 2022
Allmän beskrivning av Minds dataskyddsarbete
Mind är en ideell förening som arbetar med att förebygga psykisk ohälsa och självmord, genom att bilda opinion, sprida kunskap samt erbjuda medmänskligt stöd. För att kunna bedriva och finansiera verksamheten behandlar Mind personuppgifter.
Då det är viktigt för oss att du som har en relation till oss, känner dig trygg när vi lånar dina personuppgifter, kommer vi alltid att behandla dina personuppgifter med transparens och öppenhet för dig, och med respekt för din personliga integritet.
Om du är intresserad av vilka specifika personuppgifter och ändamål vi använder dina personuppgifter till, kan du läsa mer på sidan Dina personuppgifter.
Minds organisation
Mind verkar på nationell nivå, med huvudsäte och kansli i Stockholm. Den nationella föreningen Mind, org. nr. 802002–7291, är personuppgiftsansvarig.
Personuppgifter som behandlas
I Mind vårdar vi flera olika relationer och behandlar personuppgifter för många olika grupper. Vi behandlar endast de personuppgifter som är nödvändiga för ändamålet med behandlingen och som har en rättslig grund.
Vi behandlar personuppgifter för följande kategorier:
• Anställda
• Besökare via Minds sidor på sociala medier
• Givare och potentiella givare
• Kunder och potentiella kunder
• Leverantörer (med kontaktperson)
• Medlemmar
• Myndigheter (med kontaktperson)
• Personer som beställer material
• Prenumeranter nyhetsbrev
• Stiftelser / fonder (med kontaktperson)
• Stödsökande Mind
• Styrelse Mind
• Volontärer och potentiella volontärer
• Webbplatsbesökare mind.se och Mind Forum
• Yrkesmässiga relationer
Vi är måna om att de personuppgifter vi behandlar är riktiga och korrekta. Därför använder vi oss av tjänster för adressuppdatering, vilka kräver ett personnummer. Därför kan vi komma att personnummersätta dig som givare eller kund.
Känsliga personuppgifter
Vi behandlar känsliga personuppgifter och personuppgifter som klassas som extra skyddsvärda samt i undantagsfall uppgifter om brott och personuppgifter från barn under 13 år.
När känslig eller extra skyddsvärd information behandlas säkerställer vi att följande kriterier uppfyllas:
• Giltig rättslig grund
• Giltigt undantag enligt artikel 9 i Dataskyddsförordningen
• Extra skyddsåtgärder och hög säkerhet för det system/register där personuppgifterna behandlas.
• En rimlig, dokumenterad motivering.
Rättsliga grunder
Mind hänvisar till olika rättsliga grunder beroende på vilka typer av ändamål som vi samlar in och behandlar personuppgifter för. Detta kan innebära att uppgifter som vi inte längre får spara och använda för ett ändamål, till exempel marknadsföring, ändå kan komma att sparas och användas för att möta kraven i ett annat ändamål, till exempel bokföring.
I Mind behandlar vi personuppgifter med följande rättsliga grunder:
• Samtycke
• Skydd av grundläggande intressen
• Fullgörande av avtal
• Berättigat intresse
• Rättslig förpliktelse
Samtycke:
Ett samtycke anses vara en frivillig, specifik och otvetydig viljeyttring. Det ska innehålla information om hur personuppgifterna ska användas och hur de samlas in. Ett samtycke ska alltid gå att spåra samt tas tillbaka av den registrerade. Samtycke använder vi bland annat som rättslig grund för att samla in cookies på vår webbplats.
Skydd av grundläggande intressen:
Skydd av grundläggande intressen används som rättslig grund endast i de fall då akut självmordsrisk uppstår i Självmordslinjens chatt eller telefon och SOS Alarm måste kontaktas. Då frågar volontären den stödsökande om tillstånd för att ta kontakt med SOS Alarm, varvid den stödsökande ombeds uppge sitt namn, personnummer och privat kontaktinformation.
Fullgörande av avtal:
Fullgörande av avtal använder vi som rättslig grund bland annat kopplat till registrering av våra volontärer, medlemskap och gåvor via autogiro.
Berättigat intresse:
Berättigat intresse är en rättslig grund som bygger på en intresseavvägning mellan Minds intresse av att behandla dina personuppgifter och ditt intresse av skydd för dina personuppgifter.
Rättslig förpliktelse:
Rättslig förpliktelse använder vi som rättslig grund när det finns lagkrav på att Mind sparar dina personuppgifter. Det gäller till exempel ekonomisk redovisningen där vi sparar bokföringsunderlagen i sju år.
Mer information om vilka rättsliga grunder som vi hänvisar till beroende på ändamål går att hitta på mind.se/integritetspolicy/dina-personuppgifter/
Ändamålen med behandlingen
• Ta emot och registrera gåvor och medlemskap.
• Bokföring och finansiella ändamål.
• Ansöka om bidrag och gåvor samt fullgöra avtal mot bidragsgivare.
• Erbjuda god service och fullgöra avtal med givare, prenumeranter av Minds nyhetsbrev, medlemmar, leverantörer och kunder.
• Fullgöra beställningar av tjänster som erbjuds av Mind.
• Administrera och analysera givarprofiler samt genomföra marknadsundersökningar, ta fram statistik om givarbeteende på aggregerad nivå (utan att identifiera givaren som individ).
• Ta fram statistik om stödsökande på en aggregerad nivå (utan att identifiera den stödsökande som individ).
• Statistik, analys och marknadsundersökningar för att förbättra aktiviteter riktade till givare, medlemmar och kunder samt följa upp och analysera webbplatstrafik och annonsering,
• Direktmarknadsföring gentemot existerande givare, medlemmar och kunder samt för rekrytering av nya givare, medlemmar och kunder.
• Fullgöra plikter som arbetsgivare gentemot anställda, administration av anställning och rekrytering av nya medarbetare.
• Fullgöra plikter gentemot volontärer, administrera volontäruppdrag, t.ex. schemaläggning, handledning, fortbildning och delning informationsbrev,
• För att kunna sprida information om verksamheten och stärka organisationens varumärke.
• Publicering av foto och film på webb, sociala medier och/eller tryckmaterial.
• Kontakta SOS Alarm vid akut självmordsrisk
• Upphandling av varor och tjänster
• Delta i forsknings- och utvecklingsprojekt.
Lagring och gallring av personuppgifter
Vi lagrar personuppgifter så länge som det krävs för ändamålet med behandlingen. Ändamålen för behandlingen kan variera. Personuppgifter som vi samlar in från stödsökande sparar vi i upp till tre månader, personuppgifter som vi samlar in för volontärer sparar vi i upp till 24 månader efter avslut och personuppgifter som vi samlar in från våra givare sparar vi i upp till 36 månader efter senaste gåva.
Alla system och register i Mind där vi hanterar personuppgifter har en utsedd systemansvarig. I de fall gallring inte sker per automatik i ett särskilt system, ska dessa gallras en gång om året. Detta ska ske i april varje år.
Mer information om hur länge vi sparar dina personuppgifter beroende på ändamål går att hitta på mind.se/integritetspolicy/dina-personuppgifter/
Uppgifter som kan överföras utanför EU och EES
I största möjliga mån håller Mind dina personuppgifter inom den inre marknaden, dvs EES. Om dina personuppgifter överförs till tredje land har vi antingen säkerställt att EU-kommissionen har bedömt att det tredje landet har en så kallad adekvat skyddsnivå eller signerat ett EU-standardavtal med den mottagande parten i tredje landet.
Cookies
Vi använder cookies på vår webbplats. Cookies är små textfiler som placeras på din dator för att t.ex. göra din upplevelse mer effektiv men även för att vi ska kunna samla in statistik över hur våra besökare använder webbplatsen samt för marknadsföringsändamål.
Lagen säger att vi får lagra cookies på din enhet om de är absolut nödvändiga för att kunna använda den här webbplatsen. För alla andra ändamål krävs ditt medgivande. Du väljer alltså själv om du vill tillåta att vår webbplats lagrar övriga cookies på din dator eller inte, och du kan ändra ditt val när som helst.
Mer detaljerad information om hur Mind hanterar Cookies finns på mind.se/integritetspolicy/dina-personuppgifter/
Länkar till andra webbplatser
Det finns länkar på Minds webbplats som leder till andra webbplatser och stödchattar. Om du via dessa länkar klickar vidare och lämnar Minds webbplats, så är det den nya webbplatsens integritetspolicy och GDPR-information som gäller. Dessa kan skilja sig ifrån det innehåll som anges i Minds integritetspolicy.
Grundläggande rättigheter och val
Du har rätt att få veta vilka av dina personuppgifter som behandlas och hur de inhämtas. Informationen om detta ska vara begriplig och lätt tillgänglig.
Du har rätt att:
• Få tillgång till dina personuppgifter (registerutdrag)
• Få felaktiga uppgifter rättade
• Få dina personuppgifter raderade
• Invända mot att dina personuppgifter används för direktmarknadsföring
• Invända mot att dina personuppgifter används för automatiserat beslutsfattande och profilering
• Flytta dina personuppgifter (dataportabilitet)
Du är alltid välkommen att kontakta Mind med dina synpunkter och önskemål. Mind tar emot alla förfrågningar om dataskydd samt synpunkter via mejladressen [email protected]. Denna mejladress hanteras av dataskyddsansvarig i Mind.
Vill du göra mindre ändringar, till exempel uppdatera din adress, går det även bra att mejla till [email protected], för att få svar av vår kundservice.
Begäran om registerutdrag måste vara skriftlig och egenhändigt undertecknad. Denna skickas till Mind, att: dataskyddsansvarig, Karlavägen 108, 115 26 Stockholm.
Om du framfört synpunkter på Minds behandling av personuppgifter, men ändå inte känner att Mind agerat korrekt, kan du framföra dina synpunkter direkt till Integritetsskyddsmyndigheten. De nås via webbplatsen www.imy.se.